Strona główna » Posty oznaczone 'GTD'
Archiwa tagu: GTD
Być na czas
To raczej mało prawdopodobne, (by zawsze), ale można być z reguły lub prawie zawsze. To trudne i sama o tym wiem (choć staram się). Niemniej, mamy pewne przyzwyczajenia, które znacznie utrudniają nam bycie na czas. Pisze o nich Dustin Wax.
Pozwolę sobie przytoczyć jego przemyślenia (dla tych co nie znają angielskiego), wraz z moimi :):
1. Nie sprawdzaj maili, skrzynki głosowej, PW w ulubionym forum tuż przed wyjściem. To nigdy nie zajmuje 2-3 minut. Znajdziesz ważnego maila, na który pilnie trzeba zareagować, albo coś ciekawego wpadnie w oko, jakiś link, jakiś filmik. I z 2-3 minut robi się 5, 10, 12… Tramwaj uciekł, droga obliczona na 15 minut zajęła 22 i już jesteśmy po czasie…
2. Zaplanuj kłopoty (wolę wersję – przewiduj nieprzewidywalne). Zawsze dodaj 25% czasu do tego, który przewidujesz na daną czynność. Czasem wystarczy drobiazg – pilny telefon, głód, cokolwiek, by być opóźnionym. A ciąg dalszy to już koło zamachowe.
3. Zaplanuj i przygotuj się wieczorem wcześniej do kolejnego dnia. To niestety punkt, który całe życie powtarzała mi Mama (mądrość naszych Mam często jest znacznie większa niż się nam wydaje), ale do dziś nie umiem go zastosować. Szkoda mi czasu na przygotowanie ubrania, kluczy, notatek, teczki. Dzięki temu zdarzają mi się ranki, w których bardzo się śpieszę, ale… Na razie jest ich na tyle mało, że nie mam ciśnienia, by to zmienić…
Natomiast miałam czas, gdy autobus miałam o 6:20. Początkowo musiałam wstawać o 5:20. Z czasem zaczęłam przygotowywać nawet śniadanie dzień wcześniej. W efekcie – zeszłam do pobudki o 5:50. 30 minut snu o tej porze – bezcenne.
4. Ustaw zegar (budzik) kilka minut wcześniej. To działa – paradoksalnie, bo wiemy, że przestawiliśmy zegarek, a jednak jest skuteczne. Całe studia (dokładnie od listopada pierwszego roku) miałam przesunięty budzik o 5 minut. Efekt był znaczny – w październiku spóźniłam się na autobus 8 razy. W listopadzie – już tylko raz… (miałam autobus łączony, ten koło mnie jeździł co pół godziny, spóźnienie się na niego oznaczało mocny marsz przez następne 15 minut…).
Dustin doradza, by każdy zegarek w zasięgu wzroku ustawić do przodu – o różną ilość minut. Dzięki temu tak naprawdę nie wiemy jaka godzina jest właściwa, więc widoczną przyjmujemy za tę prawdziwą. Nie wiem, jakoś chyba źle czułabym się nie mając na żadnym zegarku tej prawidłowej…
5. Naucz się lepiej oceniać czas na poszczególne zadania. To temat długofalowy. Jeśli robimy coś nowego, nie mamy szans na to, by od razu dobrze ocenić ile czasu nam to zajmie – z czasem powinniśmy móc (dlatego warto obserwować zmiany – wspomagając się np. aplikacją RescueTime albo jakąś inną, ew. zwykłym stoperem).
Staram się to robić z dokładnością do ok. 10 minut i muszę przyznać, że po pewnym czasie zaczyna to działać (jestem w stanie nawet ocenić czas standardowych rozmów telefonicznych, choć to czasem zawodzi, szczególnie w przypadku telefonu do urzędu).
6. Wpisuj zadania o 10 minut wcześniej niż są zaplanowane (np. jeśli coś zaczyna się o 13, wpisz to o 12:50). Dzięki temu możemy zyskać te 10 minut, szczególnie jeśli planowane wydarzenie jest wpisane ze znacznym wyprzedzeniem (wówczas mamy szansę zapomnieć o wpisaniu z zapasem). Działa to dość podobnie jak ustawienie zegarka o 5 minut do przodu.
7. Ustawiaj przypomnienia – w dowolny, wygodny dla Ciebie sposób i z wygodnym wyprzedzeniem. Pod tym względem dla mnie ideałem jest kalendarz Google – mogę ustawić przypomnienie SMSem, mailem, albo jako pop-up w przeglądarce. Dodatkowo każde z tych przypomnień można ustawić na inny czas (np. godzina wcześniej pop-up lub mailem, a 10 minut wcześniej – SMSem).
8. Wykorzystuj czas poza godzinami szczytu. Szczególnie jeśli musisz gdzieś dojechać – często wybór drogi np. o 7:30 lub 11 zajmie znacznie mniej niż ta sama droga o 8:30, czy 15
9. Tankuj samochód kiedy widzisz poziom 1/4 baku. To chyba nie wymaga komentarza 😉 Spotkanie po 20-30 minutach biegania z kanistrem do stacji i z powrotem raczej nie będzie należeć do udanych…
10. Używaj timera. Zwłaszcza jeśli zajmujesz się czymś przyjemnym (łatwo takie chwile przeciągać – jeszcze minuta, jeszcze dwie i… 10-15 minut spóźnienia gotowe).
11. (to już moje) Miej ze sobą zawsze coś do robienia (książkę, notes, palmtop, krzyżówki – to co lubisz i jest dla Ciebie wygodne). Dzięki temu, jeśli przyjedziesz gdzieś wcześniej i musisz zaczekać (albo jesteś punktualny, a ktoś się spóźnia), nie będziesz mieć poczucia straty czasu. Ja z reguły mam w torebce książkę, jakieś krzyżówki (najczęściej sudoku albo obrazki logiczne, które ostatnio mocno mnie wciągnęły), notes i ołówek (stanowczo wolę nim pisać niż długopisem)+ kilka kartek ze skserowanymi ćwiczeniami z języka obcego. Dzięki temu, w zależności od ilości czasu, miejsca i mojego stanu umysłu, bez problemu mogę zająć się czymś, co zaplanowałam na później.
Jeśli macie inne pomysły, inne sposoby na to, by być na czas – napiszcie je w komentarzach 🙂
GTD – uprość sobie życie
Kilka tygodni temu pisałam artykuł o zarządzaniu czasem (to zdanie przypomniało mi, że dawno nie wrzucałam nowych tekstów na stronę, muszę to niedługo zrobić). Podczas szukania czegoś więcej niż kwadratu Pilne-Ważne-Niepilne-Nieważne, trafiłam na metodę GTD (Getting Things Done), którą kiedyś, chyba na studiach, próbowałam wdrożyć. Wtedy jakoś nie wyszło – zbyt dużo się zmieniało, a równocześnie chyba nie miałam aż tak dużo do zrobienia, aby musieć to wdrożyć…
Pamiętam, że wydawała mi się skomplikowana – te koszyki, skrzynki, konteksty. Dziś mam inne podejście – to nie metoda jest skomplikowana – to my ją komplikujemy.
Zaczynając od początku, czyli od skrzynek, w których gromadzimy spływające informacje. Ideałem byłaby jedna, ale w dzisiejszym świecie to nierealne – korzystamy z maila, z komórki, mamy rachunki, dokumenty, pomysły… Tylko, że sami je mnożymy. Zastanowiłam się ile mam adresów mailowych… 6. Przerażająca liczba. Ale jeden jest prywatny, o takim samym adresie od 10 lat – mają go wszyscy moi znajomi ze studiów i część ze szkoły średniej jeszcze. Inny ma oficjalny adres – do kontaktów służbowych. Jeszcze inna – półoficjalna – bo jej adres jest w różnych miejscach, więc zagrożona spamem… Na szczęście pocztę ze wszystkich ściągam do jednego programu pocztowego. Ale to działa tylko na moim prywatnym komputerze, ale już na wyjeździe nie.
A co mają zrobić osoby, które mają 12-15 adresów mailowych? Nie wierzycie? Sama znam taką osobę, więc podejrzewam, że jest ich znacznie więcej. Po co aż tyle? Osoba, o której napisałam, odpowiedziała, że właściwie nie ma pojęcia, jakoś tak samo wychodziło.
Do tego dodajmy kilka komórek (na szczęście posiadam jedną tylko :D), w każdej włączoną skrzynkę głosową. Komunikatory, gdzie każdy może zostawić nam wiadomość tekstową (a w niektórych także głosową). A to przecież nadal nie koniec – każdy dostaje tradycyjną pocztę – rachunki, listy, pocztówki. Szczególnie o tych pierwszych nie możemy zapominać…
A przecież dla niektórych z nas to nadal nie koniec – Blip, który niemal bez przerwy dostarcza wiadomości (dlatego nie mam obserwowanych osób tam, wolę czytać jak tradycyjny blog – inaczej można śledzić bez przerwy), RSSy, które czasem można przeczytać i zapomnieć, ale czasem wymagają reakcji. O czymś zapomniałam? Na pewno tak – w końcu nie korzystam z każdego źródła informacji…
Jak wspomniałam – zaczynam ograniczać swoje skrzynki. Co ciekawe – niektórych z nich mi nie brakuje. Miałam jeden adres mailowy, który służył mi tylko do newsletterów. Zlikwidowałam, gdy zorientowałam się, że większości z nich zupełnie nie czytam – 3 z nich były powieleniem RSSów, które są dla mnie znacznie szybszym i bardziej klarownym czytnikiem, z pozostałych czytałam tylko 1, który przeniosłam na inną skrzynkę. A zaprenumerowanych było… 16! W części z nich nie mogłam sobie nawet przypomnieć czemu je zaprenumerowałam kilka lat temu…
Skrzynka na rachunki to pomysł sprzed wielu lat mojego Męża – wszystko co jest rachunkiem, wpada od razu do specjalnej przeźroczystej szufladki, którą sprawdzamy raz w tygodniu, ustawiając od razu płatności z konta (bank daje nam możliwość ustawienia płatności na wiele dni naprzód – pieniądze są zablokowane, ale równocześnie są wliczane do salda). Dzięki temu – jeśli tylko poczta dostarczy nam rachunek, na pewno jest on zapłacony na czas i nie zastanawiamy się nad nim.
Natomiast na końcu zbieram wszystko w koszyk. Od kilku tygodni takim koszykiem jest dla mnie iGoogle. Mam tam kalendarz, listę Todo, widżet Toodledo (testuję go na razie, ale jak dotąd robi na mnie bardzo dobre wrażenie), notatnik klasyczny i notes na hasła – Pin a Note (brak mi tu skalowalności tego narzędzia, jak znajdę lepsze to chyba zmienię). To wszystko + Thunderbird + zwykły papierowy notes zaczyna mi coraz lepiej zbierać i panować nad różnymi spływającymi infomacjami i rzeczami do zrobienia.
Obserwuję, myślę, piszę 